Adopce Microsoft Teams a přídavné aplikace

V následujícím článku bych rád popsal mé osobní zkušenosti s přídavnými aplikacemi v rámci adopce služby Microsoft Teams (Adopt Microsoft Teams). Mohou přídavné aplikace adopci pomoci nebo bychom se jich měli raději vyvarovat? Jak je budou vnímat uživatelé a nebude změn na ně až příliš mnoho? Tyto a mnoho dalších otázek jsou často kladeny realizačním týmem adopce, bohužel na otázky neexistují jednoznačné odpovědi. Určitě se ale shodneme, že se jedná o témata, které vyžadují naši pozornost pojďme si je proto trochu rozvést.

Osobně rozlišuji adopce do dvou typů a dvou úrovní.

První typ obsahuje obecnou metodiku použitou zejména v rámci implementace nebo přechodu z jiné služby. Cílem je uživatele seznámit s novou službou, jejími benefity a postupně zajistit bezproblémový přechod. Často jsou v této kategorii kvantifikovány úspěchy v podobě počtu migrovaných uživatelů, počtu zredukovaných emailových zpráv nebo rychlost odezvy na určité požadavky.

Druhým typem jsou adopce, které jsou vyloženě šité na míru pro vybrané uživatele nebo týmy lidí. Na rozdíl od první kategorie není hlavním cílem přechod, ale spíše zisk maximálního užitku. Samozřejmě tento typ adopce je časově náročnější, ale přináší většinou uživatelům viditelnější přidanou hodnotu, kterou oceňují ihned, a nikoliv po nějaké době, jak je to typické u první kategorie.

Známe již dva typy adopce, jak je to ale myšleno s úrovněmi? Úrovně se odvíjí od aktuálního technického zázemí a uživatelské počítačové gramotnosti. Já rozlišuji úrovně dvě, základní a pokročilou.

Základní úroveň jsou uživatelé nebo společnosti, které začínají objevovat krásy digitální skupinové spolupráce, ve které zatím spíše dominoval email a messager. Většinou se v tomto případě v prostředí nevyskytují pokročilé nástroje a ani integrace. Adopce se spíše zaměřuje na transformaci přístupů k práci a souvisejícím procesům.

U pokročilé úrovně je adopce a její transformace většinou zaměřena na technické souvislosti, protože uživatelé již většinou digitálně spolupracují na vyšší úrovni, například používají konferenční hovory nebo skupinové chaty. Jistě mi dáte za pravdu, že existují situace, kde nejsou kategorie ani jejich úrovně použitelné globálně pro celou společnost, ale to nám fakticky vůbec nevadí. Dle velikosti a členitost společnosti jsme schopni adopci přizpůsobit a škálovat. Je ale poměrně důležité, aby bylo na začátku všem aktérům zřejmé, co každá oblast obnáší, jaké jsou její cíle a co to fakticky znamená. Adopce není pouze pro zákazníky, kteří službu Microsoft Teams nikdy neviděli, protože ji lze uplatnit i pro uživatele a společnosti, které službu využívají každý den, ale nemají prostor nebo chuť objevovat její bohaté možnosti a využít je ke svému prospěchu.

Nejcennější bývá na začátku adopce analýza prostředí, uživatelů a jejich aktivit. Z analýzy dokážeme zjistit velké množství informací, například o jak velkou změnu se jedná, jaké licence budou mít uživatelé k dispozici, zda uživatelé nepoužívají podobné komunikační nástroje nebo jestli k práci nepotřebují specifické programy či funkce. Dále je pro nás důležité znát počítačovou gramotnost uživatelů i typy pracovních činností. Analýza by také neměla opomenout adopci z pohledu projektového rámce v podobě časové osy aktivit, projektových cílů nebo finančních nákladů. Určitě k adopci můžeme přistupovat i přímočařeji a s lehkostí. Nikde není řečeno, co je nejlepší. Cílem každého projektu je získat chtěný výsledek a analýza nám dokáže výrazně pomoci k lepšímu pochopení všech souvislostí, ze kterých mohou vyplynout nakonec zcela nové skutečnosti a potřeby.

Když jsme se v základu seznámili s obecným přístupem k adopci, konečně se můžeme pustit do tématu přídavných aplikací. Co přesně je Microsoft Teams? Z mého pohledu se nejedná pouze nástroj pro skupinovou spolupráci, ale o nástroj pro integrací aplikací pro skupinovou spolupráci. Nástroj není koncipován ve smyslu samostatně oddělitelné služby, ale jeho silou je programová modularita s nepřebernými možnostmi integrací. Samotná služba využívá prostředky Microsoft 365 služeb, typicky Azure AD, Skype for Business Online, Exchange Online či SharePoint Online a tím nám jasně naznačuje, jak bychom ji měli chápat. Pokud službu začneme používat v základním nastavení, jistě nám může pomoci v celé řadě oblastí, ale pokud budeme chtít získat mnohem víc, tak nám pomůže tento cíl splnit také. Ano, otázkou pouze bývá, čeho přesně chceme docílit.

Dříve než se k samotné problematice přídavných aplikací dostaneme, pojďme si ujasnit, co je myšleno pod pojmem přídavné aplikace. Pro logické rozdělení aplikací rád používám následující typy a rovnou uvedu níže i příklady:

• Nativní aplikace
• Externí aplikace
• Vlastní aplikace

Nativní aplikace jsou poskytovány samotným výrobcem a provozovatelem služby. Mezi aplikace patří celá řada funkcí i služeb, které by podle mého názoru měly být vyhodnoceny v rámci všech typů adopcí. Tím nechci říct, že se mají hledat případy použití pro všechny z nich. Spíše tím myslím, že úkolem adopce je vyhodnotit, zda a za jakých podmínek budou použity pro konkrétní typy uživatelů nebo týmů. Jistě mezi tyto aplikace řadíme i základní stavební kamenný nástroje jako jsou Activity, Calendar, Chat, Calling, Teams a Files, ale v podstatě do této kategorie patří i Saved, Search, Power Automate Actions, Milestones, SharePoint Pages, OneNote, Power Virtual Agents, Lists, Inspection, Bulletins, SharePoint, Azure DevOps, Project, Share conversation, Shifts, Channel calendar, Bookings, Insights, Help, Walkie Talkie, Organization, Approvals, Forms, Stocks, Whiteboard, Power Apps, Employee ideas, Maps, Excel, PDF, PowerPoint, Visio, Word, Document Library, OneNote, Tasks by Planner and To Do, Power BI, Website, Wiki, Stream, Camera, Images, Praise, Azure Boards, Dynamics 365, Communities, Azure AD Notifications, Azure Repos, App Studio, Who, Polly a RSS.

Externími aplikace nejsou od společnosti Microsoft, ale jsou dodávány třetími stranami. Mohou to být aplikace placené nebo bezplatné a stejně tak mohou být aplikace závislé na předplatném. Aplikace většinou integrují služby třetích stran do Microsoft Teams, ale v celé řadě případů, také umí doplnit nebo rozšířit chybějící nebo nedostatečné funkce samotného nástroje. Dostupných aplikací jsou k dnešnímu dni již stovky, takže je nebudu uvádět všechny, ale jen pro vaší představu jsou to například Decisions, Zoom for Teams, MIPA - Your Personal Assistant, ClikUp, Mural, Quizlet, Flipgrid, Saleforce for Teams, Text, Remind, Calendar Pro, Jabber, Kahoot!, TeamViewer, Slido, Ring Central, Zapier, Klaxoon, Trivia, Teams Manager, Jira Cloud for Teams, Conceptboard, TeamsChamp, Claver Ads, MailClark, MindManager, Skooler, DailyBot, Translate it!, Navigator, ServiceDesk Plus Cloud, Zoho Desk, Webex Call, SwiftAssess, Adobe Sign a mnoho dalších.

Vlastní aplikace mohou být jakékoliv aplikace, které si můžete vytvořit nebo objednat u vašich dodavatelů, kteří se touto oblastí zabývají. Inspirací mohou být šablony aplikací, které poskytuje například Microsoft (App templates for Microsoft Teams), ale jak se říká, fantazii se meze nekladou. Vždy ale doporučuji zjistit, zda podobná aplikace již neexistuje, ať zbytečně neplýtváme zdroji, časem a financemi.

Microsoft App Source for Teams obsahuje seznam všech dostupných a podporovaných aplikací pro Microsoft Teams, kde vám mohou pomocí pro jejich snadnější vyhledání filtry typu kategorie (Analytics, Collaboration, Finance atd.), licenční podmínky nebo jejich hodnocení. Aby toho nebylo málo, aplikace mohou být ve formě týmových nebo osobních aplikací, botů i konektorů, takže vždy je vhodné vědět, co aplikace nabízí a v jakém kontextu. Osobně vždy doporučuji otestovat aplikaci a vyhodnotit, zda skutečně přináší to, co jsme předpokládali. Dostupnost aplikací v kontextu uživatele i jejich případná registrace bývá řízena politikami organizace, proto je vhodné, aby adopce respektovala nastavení a pravidla provozu Microsoft 365 a služby Teams. Není tedy vhodné, aby se vyhledání užitečných aplikací nechalo na koncových uživatelích, pokud jsou například externí aplikace globálně ve službě zakázány. Mohou existovat případy, kdy jednotlivé aplikace schvaluje pouze IT oddělení, takže obdobně by v rámci adopce měly být i tyto skutečnosti reflektovány.

Téma přídavných aplikací a jejich integrace je velice obsáhlá oblast a podle mého názoru i zkušeností patří nedílnou součástí do aktivit adopce. Čím jsou nové funkce pro uživatele jednodušší a užitečnější, tím lépe si uživatelé na změny zvykají a následně je i využívají. Zažil jsem situace, kdy byla například týmová spolupráce nad soubory dostatečně transformativní, ale také jsem zažil situace, kdy základní funkce Microsoft Teams nepřinesla žádné výrazné výhody nebo ulehčení. Myslím si, že v rámci adopce je jeden z nejdůležitější aspektů samotná spokojenost koncových uživatelů. Jiskry v jejich očích mohou vytvořit naprosto jednoduché funkce, o kterých předtím neměli ani ponětí, ale stejně tak to mohou být pokročilé prvky a integrace s aplikacemi, které je předtím ani nenapadly. Naprosto zásadním aspektem úspěšné adopce je inspirace a zapojení uživatelů do samotného procesu změny. Nehledejme u uživatelů odpovědi a řešení, spíše je podpořme v jejich kreativitě a rozvíjejme jejich představy skrz aplikace, které tomu napomáhají. Máme tým lidí, kteří pracují společně nad sdílenou schránku, ve které odesílají zprávy svým klientům? Nedokázali bychom jim nabídnou lepší funkce skrz Microsoft Teams? Umí nativně nástroj řešit tyto požadavky? V tomto konkrétním případě se nabízí využití externí aplikace MailClark, ale existují případy, kdy nám nativní aplikace mohou splnit naprosto stejnou službu. Velice často jsou používány například aplikace Power Automate, PowerBI, Walkie Talkie, Shifts, Channel Calendar, Forms, Lists, Approvals či Tasks by Planner and To Do. Velice vhodnou aplikací pro samotné projektový adopční tým může posloužit například i Advisor for Teams, který v sobě obsahuje předefinované projektové rámce včetně pomocných materiálů. Určitě není našim cílem pro každý případ použití hledat aplikaci, ale je to jistě velice úrodná půda pro konkrétní potřeby a typy adopcí pro malé i velké společnosti.

• Více informací k Adopci Microsoft Teams