Uživatelská adopce Exchange Online

Blog

 
 Jan Čížek

…aneb jak pomoct uživatelům s novými funkcemi.

Osvědčilo se mi v článku začít premisou a k té poskytnout vlastní názor, nebo se jí pokusit vyvrátit. Dnešní článek nebude odlišný, alespoň v tomto ohledu. Pojďme tedy stanovit téma pro rozcupování.

Organizace přechází do Microsoft 365 světa, všude se děje spousta věcí, administrátoři se narychlo učí Exchange Hybrid, přidělování licencí, Azure AD a synchronizací identit, bezpečáci jásají nad objemem dat, který Microsoft 365 poskytuje a děsí se nad tím, co to bude znamenat. Typicky je Exchange Online první službou z celého Microsoft 365 světa, se kterou přijde uživatel do styku. V projektovém plánu svítí položka „školení uživatelů“, která se vynechá s tím, že Outlook je pořád stejný a mailovat přece umí každý. A tak se uživatelská adopce většinou vynechává.

A to je škoda. Uživatelé totiž přesun emailů vnímají v nejlepším jako „nic se nezměnilo, furt to posílá emaily“, v horším případě jako chvíli, kdy jim někdo šahá na emaily. Je škoda, když Exchange Online neprodáme uživatelům jako změnu k lepšímu. V jiném článku jsem rozebral, jaké výhody přináší Exchange online z technického pohledu, tedy co nabízí administrátorům a celému IT. Co jsou ale ty důležité věci pro uživatele?

Co může uživatele zajímat…

  • Velikost emailové schránky

Tento bod je zmíněn i v článku pro IT odborníky, ale pro uživatele má stejný, ne-li větší význam. Na on premise Exchange serveru bývá klasicky nějaký limit pro velikost schránky. Ať už v řádech MB nebo GB, pokud nemáte opravdu štědrou firmu, pak schránky nejsou velké, lidé si ukládají historii do PST souborů a všemožně vymýšlejí, jak si historii uchovat.

Vysvětlete uživatelům, že teď je velikost 50, nebo i 100 GB, že nemusí probírat staré emaily a ukládat si starou historii mimo. A pokud to lze, pomozte jim s importem PST souborů do Exchange Online schránky, ať mají vše pohromadě.

  • Prioritní doručená pošta (Focused Inbox)

Funkce, která používá strojové učení a na základě vašich akcí a analýzy doručených emailů rozděluje emaily na ty, které vás určitě zajímají a ty, které nejsou tak potřebné a zbytečně by zahlcovaly hlavní zobrazení. Emaily můžete hodnotit, zda skončily tam, kde měly a naučit Exchange, aby vám emaily řadil dle vašich preferencí. Emaily můžete libovolně přesouvat.

  • To Do

Aplikace To Do nahradila starou záložku úkolů v Outlooku – nyní se vše synchronizuje do cloudu, můžete vytvářet další složky, vytvářet si jednoduše úkoly, organizovat emaily označené vlaječkou, napojit si další aplikace jako Planner a vše spravovat z jednoho místa. K dostání jak v Outlooku, tak v OWA.

  • Find Time

Za mě osobně jedna z nejlepších věcí, která Exchange z hlediska uživatelského komfortu potkala. Umožňuje vytvořit hlasování o termínech schůzky, sama provede zablokování termínů a ve chvíli, kdy je nalezena shoda v hlasování, nebo organizátor schůzky nějaký termín vybere, schůzku zabookuje. V rámci organizace ukáže pouze termíny, které mají k dispozici všichni účastníci, a mimo firmu dává možnost poskytnout kontaktům přehled, kdy máte volno. A vám jako uživateli zablokuje všechny možné termíny, nemusíte se bát, že Vám tam nějaký kolega zatím schůzku naplánuje.

Tolik k funkcím, které je dobré při adopci Exchange online použít jako argumenty. Jak to ale celé udělat? Dělat vůbec uživatelskou adopci? A kdy?

Udělat? Určitě! Kdy? Průběžně! Jak? Co nejlépe!

Uživatelská adopce je, zvláště v případě organizací s konzervativněji smýšlejícími jedinci, balancováním na ostří nože. Možná trochu přeháním, ale určitě je třeba vybalancovat objem přehnaně motivačních emailů a školení, kde bude školitel lidem hodinu představovat nové funkce pomocí PowerPoint prezentace. Na druhou stranu nemůžete ani lidem nové funkce „hodit na hlavu“ s návodem v PDF a čekat, že je začnou používat. Popřípadě je vypnout a dělat že neexistují. Ideálním stavem je provádět komunikace dostatečně dopředu, v malých dávkách. Pravidelně a vytrvale.

Je třeba si uvědomit, že nasazení Exchange Online a adopce Exchange Online jsou dvě rozdílné věci a že adopci neřeší jen IT.

Uživatelská adopce je otázkou propojení IT, které dodá technologii a případně vysvětlí její výhody, se zástupci businessu, kteří si určí případy použití, projektového řízení, interního marketingu a HR, které má poté za úkol pomocí interní komunikace a změny kultury a uvažování lidí prosazovat stanovené cíle. Nejdůležitější věcí ale v tomto případě je, jaký styl komunikace zvolit.

Nekomunikujte změnu stylem „Jak se to změní“, ale „Proč se to změní“

Nasazujete Exchange online – proč se to změní? Vysoká dostupnost, velké mailboxy, archiv dostupný odevšud, přístup do sdílených schránek a kalendářů i na telefonu, jednodušší plánování schůzek. Vyzdvihněte přednosti nového systému, které jsou pro Vaši firmu důležité a vysvětlete, že to je důvod proč se nová technologie nasazuje. Pokud správně zapojíte business a získáte příklady použití, komunikujte, jak nová technologie usnadní jejich každodenní úkoly.

Plánuje se ve firmě spousta schůzek s lidmi mimo firmu a trávíte s klienty spoustu času dopisováním na téma „Já můžu ve středu od jedné a v pátek od devíti, kdy vy?“? Ukažte uživatelům Find Time.

Těchto případů určitě ve spolupráci s lidmi z oddělení najdete spoustu. Příprava je tedy klíčová.

Pro adopci je též dobré použít „Šampiony“ – to jsou lidé, kteří mají k technologiím kladný vztah, lidé, kteří si dokáží s nějakým tím IT škobrtnutím poradit sami, ti, za kterými jdou kolegové, když jim něco nejde vytisknout dříve, než volají na IT. Tito lidé by se měli určitě účastnit adopce.

Šampioni by měli být součástí pilotního nasazení Exchange Online i dalších technologií a nové funkce začít používat první, ukazovat je, propagovat. Pokud plánují meetingy, ať posílají hlasování přes Find Time, schůzky ať dělají přes Microsoft Teams. První by měli dostat materiály a školení tak, aby byli schopni ve chvíli přepnutí a nasazení technologie k dispozici pro kolegy a věděli co a jak.

Druhým krokem je v dostatečném předstihu dodat lidem informace o změně a poskytnout návody a tipy, jak nové funkce využít. V tomto bodě považuji za nutné říct, že nestačí poslat lidem odkazy na celofiremní distribuční skupinu, nebo dát odkazy na intranet, kde budou soubory nečinně čekat, až se na ně někdo podívá. Pro úspěšnou adopci potřebujete komunikovat na více kanálech, ideálně na všech, které firma využívá. Pokud se ve firmě používají meetingy 1 on 1, zařiďte, aby vedoucí pracovníci zmiňovali plánovanou změnu. Pokud se dělají stand-up meetingy, platí to samé, pravidelné firemní porady, oběžníky, mimopracovní skupiny… vše se dá a má použít, ale všude s mírou, chcete uživatele exponovat, ne zahltit.

A toto je i chvíle, kdy zapojit zmíněné šampiony – ať povypráví kolegům, jak jim nové funkce pomáhají v práci, ať používají nové funkce a ukážou je lidem. Zkušenost z praxe je vždy lepší, než suché školení – i na to nakonec dojde, ale tam už byste neměli uživatele otravovat dlouhým nezáživným ukazováním slidů, ale udělat školení trochu interaktivní.

Na celou adopci je třeba si samozřejmě vyhradit dostatek času. Ideálně alespoň měsíc, ideální i více. Ono stihnout toto všechno za týden, prostě není možné, jednotlivé fáze je třeba dobře rozvrhnout. Pokud bude existovat jasně daný komunikační plán, matrice odpovědností a časová posloupnost, o to lépe se bude celá kampaň provádět.

Naplánujte si klíčové milníky a ukazatele, ať můžete svůj postup vyhodnotit. To už ale zabíhám do metod projektového řízení, a to není ani můj obor a ani předmět tohoto článku.

Závěrem

Doufám, že jsem čtenáři poskytl vhled do adopce, jak by měla adopce vypadat , jak je možné adopci řídit a snad i pomohl s rozmyšlením, jak adopci Exchange Online nebo dalších produktů vést. V textu jsem zmínil, že je třeba spolupráce napříč odděleními a kde leží odpovědnosti jednotlivých rolí. Hlavní váha bude stejně ležet na IT, ale při spolupráci se oddělení určitě odlehčí. Pokud se zapojí i ostatní, firma získá benefit toho, že se na adopci podílejí všichni, přijmou novou technologii snáze a za peníze, které se vkládají do licencí Microsoft 365 dostanete opravdu maximum hodnoty.

Zjistit více o Adopci Exchange Online

Sdílej v médiích

Kontakt

Nenašli jste, co hledáte? Pošlete nám zprávu a zůstaneme s vámi ve spojení.

* Vyžadované pole

Osobní data použijeme pouze pro vypracování odpovědi na dotaz. Pravidla zpracování osobních údajů

map us
map eu
{ } { } { } { }