5 nejčastějších chyb při nasazení Microsoft Teams

V minulém článku na téma Microsoft Teams jsem lehce naťukl bezpečnost a co pro ni můžete udělat. Nyní si popíšeme pět nejčastějších problémů, které mohou nastat při používání aplikace Teams, a to jak z pohledu správce, tak i samotných uživatelů. Snažil jsem se vybrat problémy, na které narážíme často u našich zákazníků – zdůrazňuji, jedná se o naše vlastní zkušenosti, které jsme získali během stovek hodin konzultací a vývoje.

Pojďme se tedy na nejběžnější problémy či opomenutí podívat trochu z blízka:

1. Kvalitní Governance plán – máte popsán životní cyklus týmu? Myslíte, že je dobrý nápad nechat každého zakládat týmy bez jakékoliv kontroly? Víte, jaký je postup, pokud by uživatel chtěl vymazat svá osobní data pod strašákem GDPR? Co sdílení s externím světem? Governance plán by neměl být pouze směrnice, kterou nikdo nečte, ale zaběhlý a funkční proces, který by měl procesně řídit aplikaci Teams jako celek.

Zdroj.: Microsoft – Governance and security for Microsoft Teams

2. Správně provedená adopce – ano, opět další cizí slovo, v dnešní době oblíbený termín “Adopce”. Jedná se o proces přijetí a „prodání“ aplikace vašim zaměstnancům. Stejně jako my vám vysvětlujeme, co vám přinesou naše služby, vy byste je měli dále vysvětlovat vašim kolegům, jaké výhody budou mít pro ně. Pryč je doba, kdy se pořídila aplikace a ta byla ze dne na den vnucena celé společnosti. V rámci adopce byste měli vyhodnotit, kde je aplikace nejvíce potřeba, že každé oddělení má různé požadavky a že spokojený zaměstnanec je efektivní zaměstnanec. Díky možnostem Office 365 se všechny aplikace neustále vyvíjí a je potřeba kontinuálně proškolovat klíčové uživatele. Na adopci není nikdy pozdě, a je důležité si uvědomit, že se jedná o kontinuální proces.

3. Komunikujte správně – když chcete něco sdělit celému týmu, tak používejte kanály. Také nezapomínejte označovat osoby pomocí tagování @ (můžete označit i celý tým jako celek). Když se rozhodnete napsat delší zprávu, zkuste využít formátování. Vždy odpovídejte do vlákna, nezačínejte nový příspěvek.

4. Snažte se omezit psaní e-mailů a využívejte Teams kalendář. E-mail by měl sloužit jen pro komunikaci s externím světem a uvnitř firmy není potřeba ho používat kvůli jednoduchým záležitostem. Určitě vás nebaví hledat informace v několika různých zdrojích, proto plánujte schůzky v Teams kalendáři, stáhněte si aplikace pro mobilní zařízení, používejte chat pro rychle zprávy nebo kanály, pokud chcete sdělit něco celému týmu.

5. Office 365 celek – o tomto tématu jsem se rozepisoval už v minulém článku. Office 365 je důležité vnímat jako celek mnoha aplikací a Microsoft Teams dokáže mnoho z nich plně integrovat. Microsoft Teams není uzavřen tvorbě vlastních podnikových aplikací. Připojení již existujících aplikací může přinést úsporu času, spokojenost uživatelů a zlepšení celkového komfortu.

Na závěr bych chtěl zmínit, že chyb a problémů se v každé aplikaci, ať už jde o Teams nebo jinou Office 365 službu, se může vyskytnout mnohem více, ale největší chybou je, nenechat si poradit.