Úskalí nasazení Microsoft Teams v organizaci

Zajímáte se o Microsoft Teams? Chtěli byste Microsoft Teams nasadit? Nevíte, co Vás čeká? Bojíte se toho? Říkáte si, že to zvládnete nejspíš sami, ale nechcete procházet slepými uličkami?

Před nasazením Microsoft Teams je potřeba vědět, kde na startovní čáře stojím. Výchozích možností je totiž více a podle toho se odvíjejí činnosti, které je potřeba realizovat.

Jaké jsou tedy základní scénáře?

1. Nemám Microsoft 365 a budu teprve migrovat

• Mám Active Directory a pravděpodobně i Exchange server

• Nemám vůbec nic od společnosti Microsoft, jsem na jiné platformě (budu migrovat)

2. Mám již Microsoft 365

• Právě jsem Microsoft 365 koupil, ale služby ještě nevyužívám (budu migrovat)

• Mám Active Directory a pravděpodobně i Exchange server

• Microsoft 365 již trochu využívám, ale Microsoft Teams ještě nepoužívám

• Microsoft 365 již využívám, dokonce i Microsoft Teams

V čem tedy podle mého názoru spočívá největší úskalí nasazení? V principu jde samozřejmě o jakoukoliv novou technologii, nejen o Microsoft Teams, ale tím hlavním problémem je, že nasazení bývá často neřízené. Jakákoliv aplikace, technologie nebo novinka je do firmy doslova hozena uživatelům bez potřebných náležitostí, nebo není kladen dostatečný důraz na některé fáze nasazení. A přitom jsou všechny fáze velmi důležité.

V tomto konkrétním případě mluvíme o Microsoft Teams, ale je jasné, že každá aplikace má jiné náležitosti, a také platí, že z pohledu aplikace je toho potřeba rozhodně více než jen aplikaci jednoduše zprovoznit. Platí pravidlo, že čím je aplikace složitější, tím více je potřeba správně řídit její životní cyklus. A zároveň platí, že je potřeba naučit uživatele aplikaci používat (efektivně naučit a efektivně používat).

Z technického pohledu je varianta „Mám Active Directory i Exchange Server“ asi nejkomplikovanější. Splnit technické předpoklady a různé technické problémy firma většinou nějak zvládne vyřešit, ať už svépomocí nebo s pomocí partnera. Když pak dojde ke zprovoznění aplikace - Microsoft Teams, ostatní fáze nasazení se velmi snadno opomenou.

Ke správnému procesu nasazení Microsoft Teams je potřeba absolvovat tyto 3 fáze:

1. Governance

2. Technická příprava

3. Uživatelská příprava (adopce)

O každé z uvedených fází si něco řekneme. Samozřejmě, pokud již Microsoft 365 provozujete a používáte i Microsoft Teams, pak pravděpodobně fáze „Technická příprava“ nebude potřeba. Může se ale stát, že jste měli na startovní čáře těžší podmínky a Microsoft Teams tak nevyužíváte naplno a pak by Vás měla zajímat i tato fáze.

Je logické, že každá oblast má svoje specifika, ale příliš nezáleží na tom, zda Microsoft 365 již máte nebo teprve budete nasazovat. Všechny tyto tři oblasti jsou důležité pro správné nasazení Microsoft Teams. Pokud těmito fázemi neprojdete, nebo některou odbudete, podle mého názoru, dříve nebo později, narazíte na nějaký problém. To není domněnka, s několika takovými případy jsem se už setkal.

Je možné, že pro vás nemá Governance a uživatelská příprava takovou prioritu. Možná si jen nedokážete případné problémy představit. Ale nezapomeňte, že platí pravidlo, čím větší organizace, tím větší potřeba tyto fáze nasazení uskutečnit. Bez nich totiž mohou následovat větší problémy a ve větším měřítku. Existují samozřejmě i výjimky z pravidla. Governance by však měla mít, byť jen v základní formě, každá, i malá firma.

Governance Teams

• Governance lze volně přeložit jako jízdní řád

• Tato oblast pokrývá technické parametry nastavení služby a procesy, které chcete využívat pro řízený životní cyklus.

• Governance se nemusí nutně týkat pouze Microsoft Teams! Rozhodně stojí za to uvažovat v širším kontextu, Microsoft Teams jsou pak součástí většího celku. V takovém případě mluvíme například o Governance Microsoft 365.

• Governance pro službu Microsoft Teams lze připravit i až po nasazení Microsoft 365, nicméně aplikace těchto zásad do praxe bude potom složitější. Změna parametrů služby sama o sobě nemusí být takový problém, ale může mít vliv na již současné využití služby. Pokud pak máte již vytvořené týmy, které Governance neodpovídají, změnit jejich nastavení zpětně bude složitější. Samozřejmě, že je mnohem lepší si Governance vytvořit před implementací Microsoft Teams, ale myslím si, že vytvořit Governance pro Microsoft Teams stojí za to dělat i pozdě. Jak se říká – pozdě, ale přece. A z praxe vím, že svět není růžový a často se ten ujetý vlak prostě dohání až po. Nenechte se ale odradit, lze to dělat i „pozdě“ a úspěšně!

• V zásadě by Governance měla obsahovat zásady typu kdo může co, za jakých podmínek a jak, kdo co schvaluje, jak to má vypadat (i nemá), jmenná konvence atp.

• Pamatujte samozřejmě na to, že Microsoft 365 není jen o Microsoft Teams

Technická příprava

• Technická příprava je nejtěžší fáze, pokud již máte nějaké OnPremises systémy.

• Existuje mnoho různých možností, co v OnPremises prostředí provozujete a v jakých verzích.

• Můžete se tak dostat do situace, kdy nejprve bude potřebovat konsolidovat Vaše AD prostředí, přemigrovat mailboxy (např. z jiných, než Microsoft systému do prostředí Microsoft 365), nebo budete muset upgradovat Vaše Exchange prostředí. A také implementovat AD Connect. Závislostí je zde poměrně dost a je proto potřeba znát dobře své prostředí a podmínky, jak by mělo vypadat prostředí cílové. A pak je také dobré znát možnosti, jak se ze startu dostanu do cíle.

• Technická příprava a Governance lze provádět souběžně, ale Governance by již měla existovat ve chvíli, kdy do prostředí pouštíte uživatele. Předtím by samozřejmě měla proběhnout i fáze uživatelské přípravy, viz níže.

• Pokud nesplňujete všechny podmínky pro využití plného potenciálu Microsoft Teams, i tak lze Microsoft Teams využívat. Za určitých okolností samozřejmě nebudete využívat veškeré funkcionality, ale protože se tato situace v praxi děje, a obzvlášť v této složité době, připravili jsme pro naše zákazníky aplikaci, která při přechodu do Microsoft Teams zákazníkům může výrazně pomoci, i když nesplňují všechny technické předpoklady. Tato aplikace se jmenuje MeetCal a pomůže Vám plánovat schůzky, i když Vaše Exchange prostředí není 100% připravené. Pokud byste o tuto aplikaci měli zájem, nebo se o ní chtěli dozvědět více, napište nám, například pomocí kontaktního formuláře na pravé straně této stránky.

Uživatelská příprava

• Velmi důležitá fáze, bohužel podle mého názoru často opomíjená

• Dnes si firmy častěji uvědomují, že správná adopční kampaň pro uživatele je důležitá pro úspěšné nasazení služby. A nejen pro nasazení, ale i pro efektivnější využití. Vede k efektivnější práci uživatelů. K lepším zabezpečení. K menšímu počtu volání na servicedesk. A samozřejmě šetří nervy uživatelů, co že to zase ta firma vymyslela.

• Adopční kampaň není jen o vyškolení uživatelů. Není jen o vyškolení helpdesku. Adopční kampaň je živý proces. Proces, kdy své uživatele nejen včas informujete o chystaných změnách, ale pomáháte je naučit usnadnit si každodenní práci, nebo si ji lépe plánovat.

• Adopční kampaň je také interní marketing, aby všichni věděli, kdy se co bude dít, kam se mohou uživatelé obrátit v případě problému. Již žádná náhlá překvapení.

• Adopční kampaň také pomáhá pomocí různě stanovených metrik ověřit, že byla kampaň jako taková úspěšná.

Pro úspěšné nasazení je potřeba si uvědomit, že to není jen o nasazení technologie. Lidé nebudou (a to neplatí jen pro) Microsoft Teams využívat správně, nebo se naučí pouze dvě tři základní dovednosti. Potenciál aplikace je ale obrovský, a proto je potřeba uživatelům podat pomocnou ruku – proto adopční kampaň. A aby se z toho všeho nezbláznili správci, je potřeba tomu všemu dát nějaký jízdní řád, štábní kulturu a od toho je právě Governance.